O que é gestão de tempo?

Gestão de Tempo, ou habilidade para gerenciar o tempo, é uma competência de alta performance. Consiste neste processo as habilidades de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Diz respeito a quantidade de tempo e direcionamento do tempo em atividades importantes que levam aos objetivos planejados.

Um bom Gerenciamento do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Quer um exemplo?

Quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas e não conseguindo concluir nenhuma? Ou, caso tenha concluído alguma, você sabe, no seu íntimo, que poderia ter feito melhor? Você esteve ocupado em coisas sem importância e não produtivo fazendo coisas de importância e relevância.

Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir nossas atenções com o variado número de tarefas que surgem durante nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Mas se temos que apagar incêndios ou se precisamos resolver tudo para ontem, podemos usar o tempo a nosso favor.

Três regras de ouro para Gestão de Tempo e Alta Performance

1ª. Gestão do Tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas (importantes que geram realização);

2ª. Gestão do Tempo está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;

3ª. Gerenciar o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.

Fazer a Gestão do Tempo, portanto, não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem e ser mais produtivo. É o que chamamos de fazer mais em um quantidade de horas menor.

Quais os benefícios de um bom gerenciamento de tempo?

1º. Maior produtividade e eficiência na gestão de tempo

Se você é um empresário ou profissional iniciante já deve ter sentido muitas vezes a queda da sua produtividade e eficiência, não é mesmo?

Talvez isso acontece porque você ainda não percebeu que falta melhorar seu gerenciamento de tempo. Com uma gestão mais planejada você tem maior produtividade e mais eficiência. Portanto, vale a pena investir nessa competência comportamental e técnica. Dificuldade com gestão de tempo está ligada a falta de método ou comportamentos ou de ambas.

2º. Melhor performance profissional

Muitas profissionais lidam com prazos de entrega. Já pensou combinar com o cliente a data para entregar determinado projeto e você não dar conta?

O gerenciamento de tempo ajuda a organizar sua vida profissional e melhora a entrega dos trabalhos. Com isso, você adquire credibilidade diante das pessoas e tem melhor performance e reputação profissional.

3º. Menos estresse

Quem nunca se sentiu perdido no meio de tantas atividades para realizar, não é mesmo? Isso acontece porque muitas vezes você se sente estressado para dar conta de tanto trabalho. Entretanto, com um bom gerenciamento de tempo, você evita o estresse porque controla todas as suas atividades e consegue priorizar as tarefas importantes, tendendo a procrastinar menos. E isso é bom tanto para sua empresa quanto para você, não é mesmo?

Como fazer uma boa gestão de tempo eficiente?

1º. Tenha uma agenda

Se você quer fazer um gerenciamento de tempo eficiente você precisa ter uma agenda. Muitas pessoas têm o hábito de utilizar a agenda, e acredite, basta observá-las para perceber que sempre elas têm tempo para fazer suas tarefas. Suas rotinas são bem administradas e organizadas nos menores detalhes. Tenha sempre uma agenda e se habitue a utilizá-la, seja física ou virtual. Procure levá-la para todos os lugares. Anote seus compromissos, pois dessa forma você evita esquecer das suas responsabilidades.

2º. Termine tudo que começar

Um dos piores hábitos dos profissionais que estão começando é começar algo e não terminar. Execute as tarefas importantes que foram agendadas e não tire o foco para fazer algo que apareceu circunstancialmente.

O gerenciamento de tempo não dá certo quando a pessoa, ao invés de fazer o que precisa ser feito, enrola, desvia a atenção ou deixa as horas passarem simplesmente. Então procure terminar sempre que começou, este hábito diminui a procrastinação.

3º. Analise e planeje seu dia

É importante você colocar na sua agenda um tempo para analisar e planejar as atividades seu dia a dia. Estar ocupado demais e pouco produtivo é uma das dificuldades de fazer uma gestão de tempo eficaz.

4º. Identifique as tarefas importantes

Uma ótima dica para gerenciamento de tempo é você identificar aquelas tarefas que são realmente importantes. Dessa maneira dá para descobrir o que pode ser deixado para depois. Você pode perguntar, O que acontecerá se eu não executar essa tarefa? Meu cliente será prejudicado? Vou perder dinheiro? A partir dessas respostas você saberá exatamente o que fazer.

Esse tipo de questionamento é apenas um exemplo, mas você pode fazer outras perguntas que serão boas tanto para você analisar seu trabalho quanto sua vida pessoal.

5º. Seja disciplinado e tenha força de vontade

A falta de organização no trabalho é a causa da dificuldade de se manter a disciplina e motivação. Se você é uma pessoa desorganizada e não consegue realizar suas tarefas com calma, está sempre correndo contra o relógio e com isso não consegue ter vontade de fazer as atividades de maneira espontânea.

Trabalhar a disciplina e a força de vontade não é fácil, porém você pode fazer isso para poder gerenciar seu tempo e tornar sua vida profissional ainda melhor.

6º. Visualize os resultados

Gerencie o seu tempo e aprenda a mensurar os resultados. No curto prazo, você pode identificar as falhas que ainda existem e propor soluções ouvindo também a opinião dos seus parceiros. Já no longo prazo, você pode trabalhar o gerenciamento de tempo propondo atividades que melhoram essa gestão.

 

Nadir Paes

Nadir Paes

Master Coach Advanced e Trainer, com mais de 5 mil horas de atendimentos individuais e em grupos, já treinou centenas de Coaches pelo Brasil e é co-autora de 4 livros sobre Coaching, Alta Performance e Liderança. Criadora do Método de Mentoria “Coach Próspero – Processo de 5 Passos Para Criar um Negócio Em Coaching e Como Atrair Clientes Ideais”. Também é Coach e Mentora de Executivos, Líderes Empresariais e Empreendedores.
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